This community service activity was carried out in April 2026, at an electronic services MSME in Bugel, Panjatan, Kulon Progo, Yogyakarta. The purpose of this activity is to assist with simple financial recording of production results as well as the management of spare parts inventory so that business administration becomes organized. The activity consisted of observation, interviews, direct mentoring, and documentation. The results of the activities carried out showed that before mentoring, they had not routinely recorded expenses, income, and inventory items. After mentoring, the business owners began to realize the importance of financial records and inventory management, which play a key role in controlling the condition of their business. This activity is expected to help MSME actors improve their business administration management to be more organized and sustainable.
Perkembangan usaha mikro dan kecil di bidang jasa servis elektronik memiliki peran penting dalam memenuhi kebutuhan masyarakat terhadap perbaikan berbagai peralatan elektronik rumah tangga. Di tengah meningkatnya penggunaan barang elektronik, keberadaan usaha servis elektronik menjadi salah satu solusi yang membantu masyarakat memperpanjang masa pakai barang elektronik sehingga lebih hemat. Namun, di balik keberlangsungan usaha tersebut, masih sebagian besar pelaku usaha yang melakukan pencatatan keuangan secara sederhana sehingga informasi keuangan usaha belum tersusun secara optimal.
Salah satu usaha servis elektronik yang menjadi objek pengabdian ini berlokasi di Bugel, Panjatan, Kulon Progo, Yogyakarta dan telah beroperasi sejak tahun 1994. Usaha ini melayani berbagai jenis perbaikan elektronik seperti radio, amplifier, kipas angin, magicom, mixer/console, televisi, speaker aktif, dan lain- lain. Usaha dijalankan secara mandiri tanpa karyawan dan tetap bertahan hingga saat ini berkat pengalaman serta kepercayaan dari pelanggan. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diketahui bahwa sistem pencatatan keuangan pada usaha tersebut masih dilakukan secara sederhana. Pemilik usaha hanya mencatat nomor seri barang yang diservis, sedangkan pencatatan pemasukan dan pengeluaran belum dilakukan secara rutin. Situasi ini mengakibatkan pemilik usaha mengalami kendala untuk mengetahui secara pasti kondisi keuangan usaha, termasuk perbedaan antara modal, pemasukan, dan keuntungan usaha. Selain itu, pengelolaan persediaan sparepart juga belum menggunakan sistem pencatatan barang masuk dan keluar sehingga berpotensi menimbulkan kehabisan stok maupun penumpukan barang yang tidak terpakai. Secara teori, pencatatan dan pengelolaan keuangan merupakan bagian penting dalam administrasi usaha karena membantu pelaku usaha mengetahui kondisi usaha, mengontrol pemasukan dan pengeluaran, serta mendukung pengambilan keputusan usaha. Menurut Otoritas Jasa Keuangan (OJK), pengelolaan keuangan yang baik menjadi salah satu faktor penting dalam mendukung perkembangan dan keberlangsungan usaha UMKM (Otoritas Jasa Keuangan, 2025).
Permasalahan tersebut menunjukkan pentingnya penerapan pencatatan keuangan dan pengelolaan persediaan yang lebih tertata bagi usaha kecil. SAK EMKM dibuat untuk membantu UMKM menyusun laporan keuangan yang lebih sederhana dan mudah dipahami (Umami & Cania, 2022). Pencatatan keuangan yang baik dapat membantu pelaku UMKM mengetahui kondisi usaha, mengontrol pengeluaran, dan mendukung pengambilan keputusan bisnis (Narsa et al., 2012). Oleh karena itu, pengabdian ini dijalankan dengan memberikan pemahaman dan pendampingan terkait pentingnya pencatatan keuangan sederhana serta pengelolaan persediaan sparepart secara lebih teratur. Dengan adanya kegiatan ini diharapkan pemilik usaha mampu mengembangkan kemampuan dalam mengelola keuangan dan persediaan sehingga usaha servis elektronik yang telah berjalan cukup lama ini dapat terus berkembang dan memiliki sistem administrasi usaha yang lebih baik.
Kegiatan pendampingan ini dilakukan dengan metode deskriptif melalui observasi, wawancara, pendampingan langsung, dan dokumentasi. Observasi dilakukan secara langsung untuk mengetahui kondisi usaha, aktivitas operasional, sistem pencatatan keuangan, serta pengelolaan persediaan sparepart yang diterapkan dalam usaha tersebut. Wawancara dilakukan dengan pemilik usaha secara langsung guna memperoleh informasi mengenai sejarah usaha, proses pencatatan transaksi, pengelolaan stok barang, serta kendala yang dihadapi dalam menjalankan usaha. Selain itu, dokumentasi dilakukan sebagai pendukung data kegiatan pendampingan.
Gambar 1. Dokumentasi aktivitas servis elektronik di tempat usaha UMKM
Program pengabdian kepada masyarakat ini dilakukan pada usaha servis elektronik yang berlokasi di Bugel, Panjatan, Kulon Progo, Yogyakarta pada bulan April 2026. Kegiatan pengabdian ini dilakukan pada sebuah usaha servis elektronik yang dikelola secara mandiri oleh pemilik usaha tanpa karyawan. Lokasi usaha menyatu dengan rumah tinggal pemilik sehingga seluruh kegiatan operasional usaha dilakukan secara langsung oleh pemilik. Aktivitas usaha meliputi penerimaan barang servis, proses perbaikan, pengadaan sparepart, hingga pengelolaan keuangan usaha. Usaha ini dipilih sebagai sasaran kegiatan karena masih menghadapi kesulitan dalam pencatatan keuangan dan pengelolaan persediaan yang masih belum dilakukan secara terstruktur. Pelaksanaan kegiatan dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahap pertama yaitu observasi awal terhadap kondisi usaha dengan mengunjungi lokasi usaha secara langsung untuk mengetahui kondisi UMKM serta mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi pemilik usaha sebelum kegiatan pendampingan dilaksanakan. Pada tahap ini dilakukan pengamatan terhadap proses usaha, lingkungan kerja, dan kondisi umum pemilik usaha sebagai dasar sebelum kegiatan pendampingan dilaksanakan.
Tahap kedua yaitu pengumpulan data melalui wawancara terkait sistem pengelolaan keuangan dan persediaan sparepart pada UMKM. Wawancara dilakukan secara langsung dengan pelaku usaha untuk mengetahui proses pencatatan keuangan, pengelolaan pemasukan dan pengeluaran, serta pengelolaan persediaan sparepart yang dilakukan dalam kegiatan usaha. Tahap ketiga yaitu pemberian pendampingan sederhana mengenai pentingnya pencatatan keuangan dan pengelolaan persediaan usaha secara teratur. Pendampingan dilakukan dengan memberikan penjelasan kepada pelaku usaha mengenai manfaat pencatatan keuangan dalam mengatur pemasukan dan pengeluaran usaha, serta pentingnya pengelolaan sparepart agar stok barang lebih terkontrol dan tidak mengalami kekurangan maupun penumpukan barang.
Tahap keempat yaitu dokumentasi kegiatan yang dilakukan selama proses pendampingan berlangsung sebagai bentuk bukti pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat. Kegiatan dokumentasi meliputi pengambilan foto dan pengumpulan informasi yang berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan bersama pelaku usaha. Dokumentasi ini bertujuan untuk menggambarkan proses pendampingan yang telah dilaksanakan. Materi yang disampaikan dalam kegiatan ini meliputi pentingnya pencatatan penerimaan dan pengeluaran usaha, pemisahan dana pribadi dan usaha, pencatatan stok sparepart masuk dan keluar, serta manfaat pencatatan keuangan dalam membantu pelaku usaha mengetahui kondisi usaha dan mempermudah pengambilan keputusan usaha. Dengan adanya kegiatan ini diharapkan pemilik usaha dapat memahami pentingnya administrasi usaha yang lebih tertata dengan demikian pengelolaan usaha lebih efektif dan efisien.
Gambar 2. Proses pendampingan pengelolaan administrasi usaha
Program pengabdian kepada masyarakat dilaksanakan pada UMKM servis elektronik yang berlokasi di Bugel, Panjatan, Kulon Progo, Yogyakarta. Kegiatan dilakukan melalui observasi, wawancara, pendampingan, serta dokumentasi secara langsung kepada pemilik usaha mengenai pencatatan keuangan sederhana dan pengelolaan persediaan sparepart. Pendampingan diberikan secara bertahap supaya pemilik usaha lebih mudah memahami materi yang disampaikan serta dapat langsung menerapkannya dalam aktivitas usaha sehari-hari.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara sebelum pelaksanaan pendampingan, ditemukan bahwa pencatatan administrasi usaha masih dilakukan secara sederhana. Pemilik usaha hanya mencatat nomor barang atau jenis servis tanpa adanya pencatatan penerimaan dan pengeluaran usaha yang dilakukan secara rutin. Selain itu, belum terdapat pemisahan antara dana pribadi dengan dana usaha sehingga pemilik usaha mengalami kesulitan dalam mengetahui keuntungan usaha secara pasti.
Permasalahan tersebut sejalan dengan penelitian yang menyatakan bahwa banyak pelaku UMKM masih mengalami kesulitan dalam pencatatan keuangan karena kurangnya pemahaman administrasi usaha dan belum terbiasa melakukan pembukuan sederhana secara rutin (Mahardini et al., 2025). Permasalahan lain yang ditemukan yaitu pengelolaan persediaan sparepart yang masih belum tertata dengan baik. Sparepart yang masuk dan keluar belum dicatat secara teratur sehingga pihak usaha terkadang mengalami kendala dalam mengetahui kondisi jumlah stok barang yang tersedia. Kondisi tersebut berpotensi menyebabkan kekurangan stok barang tertentu maupun penumpukan sparepart yang jarang digunakan.
Proses pendampingan dilakukan secara langsung melalui penyampaian penjelasan seputar pentingnya pencatatan keuangan sederhana bagi keberlangsungan usaha. Materi yang diberikan meliputi pencatatan pemasukan dan pengeluaran harian, pemisahan uang pribadi dan uang usaha, serta pencatatan stok barang masuk dan keluar. Selain memberikan penjelasan, penulis juga memberikan contoh format pencatatan sederhana yang mudah dipahami dan diterapkan oleh pemilik usaha. Format tersebut meliputi buku pencatatan pemasukan dan pengeluaran serta daftar stok sparepart. Pendampingan diberikan secara bertahap sehingga pemilik usaha bisa memahami cara pencatatan dengan lebih mudah. Pada saat kegiatan berlangsung, pemilik usaha menunjukkan respon yang baik dan aktif bertanya terkait cara mengelola keuangan usaha secara sederhana. Pemilik usaha juga mulai memahami pentingnya pencatatan transaksi secara rutin untuk mengetahui kondisi usaha dan mempermudah pengendalian keuangan.
Dari kegiatan yang telah dilakukan, terlihat adanya peningkatan pemahaman pelaku usaha terkait pentingnya administrasi usaha yang lebih tertata. Setelah program pendampingan berlangsung, pemilik usaha semakin memahami cara mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran usaha secara sederhana serta pentingnya pemisahan keuangan usaha dan keuangan pribadi. Dalam pengelolaan persediaan, pemilik usaha juga mulai memahami manfaat pencatatan stok barang untuk memantau sparepart yang tersedia maupun yang perlu dibeli kembali. Dengan adanya pencatatan tersebut, pemilik usaha dapat lebih mudah mengetahui kondisi persediaan barang dan mengurangi risiko kekurangan stok saat proses servis berlangsung. Hasil ini didukung oleh penelitian sebelumnya yang menyebutkan bahwa pendampingan penerapan pencatatan keuangan sederhana dapat mendukung pelaku UMKM memahami kondisi keuangan usaha dan meningkatkan ketertiban administrasi usaha (Fitriyah et al., 2025). Pencatatan keuangan sederhana berperan penting dalam membantu pelaku usaha memantau kondisi keuangan serta perkembangan usaha dari waktu ke waktu. Selain itu, pencatatan yang dilakukan secara rutin dapat mendukung pengendalian pemasukan dan pengeluaran usaha secara lebih efektif (Ode Irma Sari et al., 2021). Kegiatan ini membawa manfaat positif bagi pelaku UMKM karena membantu meningkatkan kesadaran mengenai pentingnya pengelolaan administrasi usaha. Penerapan pencatatan keuangan dan pengelolaan persediaan secara sederhana diharapkan dapat mendukung pelaku usaha dalam mengambil keputusan usaha secara lebih efektif serta mendukung keberlangsungan usaha di masa mendatang. Penyusunan laporan keuangan sederhana membantu pelaku usaha dalam memisahkan keuangan pribadi dan keuangan usaha (Himawan & Sujaya, 2025).
Gambar 3. Dokumentasi pencatatan keuangan sederhana pada UMKM
Pada saat pelaksanaan kegiatan, terdapat beberapa hambatan yang dihadapi, salah satunya yaitu keterbatasan waktu pemilik usaha karena tetap harus melayani pelanggan selama proses pendampingan berlangsung. Selain itu, pemilik usaha belum terbiasa melakukan pencatatan administrasi secara rutin sehingga membutuhkan penyesuaian dalam penerapannya. Meskipun demikian, kegiatan pendampingan tetap berjalan dengan baik karena terjalinnya komunikasi dan kerja sama yang baik antara penulis dengan pemilik usaha. Dengan pendampingan yang dilakukan secara sederhana dan bertahap, pemilik usaha mampu memahami materi secara lebih mudah dan jelas.
Berdasarkan program pengabdian yang telah dijalankan, pendampingan pencatatan keuangan sederhana dan pengelolaan persediaan pada UMKM servis elektronik berkontribusi dalam meningkatkan pemahaman pelaku usaha terkait pentingnya pengelolaan administrasi usaha secara lebih teratur. Keberhasilan kegiatan ditunjukkan oleh meningkatnya pemahaman pemilik usaha dalam melakukan pencatatan transaksi keuangan, pemisahan dana pribadi dan dana usaha, serta pengelolaan stok sparepart yang dilakukan dengan lebih sistematis. Dengan adanya pencatatan dan pengelolaan persediaan yang lebih teratur, pelaku UMKM diharapkan dapat mengambil keputusan usaha dengan lebih tepat dan efektif. Pendampingan dan edukasi kepada pelaku UMKM menjadi salah satu upaya penting dalam meningkatkan kemampuan administrasi dan manajerial usaha masyarakat (Susanti et al., 2025).
Berdasarkan hasil kegiatan tersebut, penulis memberikan rekomendasi supaya pelaku UMKM terus menerapkan pencatatan keuangan sederhana dengan konsisten dan melakukan pengecekan persediaan barang secara berkala. Selain itu, diperlukan pendampingan atau pelatihan lanjutan terkait pengelolaan usaha dan administrasi keuangan agar kemampuan manajemen usaha dapat terus berkembang dan mendukung keberlanjutan UMKM di masa mendatang.
Penulis bersyukur kepada Allah SWT atas segala kemudahan dan kelancaran yang telah diberikan selama pelaksanaan program pengabdian kepada masyarakat ini dapat terlaksana dengan baik. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada dosen pembimbing yang telah memberikan arahan, saran, dan pendampingan selama pelaksanaan kegiatan hingga penyusunan artikel ini dapat diselesaikan. Penulis mengucapkan terima kasih kepada kedua orang tua atas doa, motivasi, dan dukungan yang senantiasa diberikan selama kegiatan dilaksanakan. Tidak lupa, penulis mengucapkan terima kasih untuk teman- teman yang telah membantu, mendorong semangat, serta mendukung selama pelaksanaan kegiatan maupun penyusunan artikel pengabdian ini.